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规章制度
汕头大学仪器设备及物资采购管理办法(试行)
1. 为规范我校采购工作,加强对采购的管理和监督,降低采购成本提高资金使用效益及物资的质量,消除分散采购的各种弊端,促使有关部门及工作人员在采购过程中保持清正廉洁,根据我校的实际,特制定本办法。
2. 采购的范围,主要是指固定资产以及批量购置的低值耐用品,低值易耗品,消耗材料等物资,包括学校的教学科研仪器设备、行政物资、办公用品、车辆、膳食设备、水电设备器材、学生宿舍的设施和床上用品、运动服装、医疗器械、药物、图书、教材以及修缮、装修、服务项目(以下简称项目)等。
3. 学校成立招标及采购领导小组,成员由校领导、财务处、总务处、科研设备处、基建处、纪检、监察、审计等部门负责人组成(涉及其他部门采购物资时,部门负责人参与)。
4. 财务处是学校采购的主管部门,负责管理学校的采购工作;涉及所管物资或项目采购工作为采购招标部门,负责采购招标具体工作;纪检、监察、审计部门是学校采购的监督部门,负责对学校采购工作进行监督。
5. 各单位(部门)需采购的物资或项目,请提前20天向物资或项目管理部门提出采购申请计划,申请书一般需注明物资名称、规格、数量和用途,特殊物资还要注明生产厂家等,大型、精密、贵重、稀有技术物资 的采购,申请单位的主管部门应在部门技术小组可行性论证的基础上,组织 专家进行论证,并写出书面报告,物资或项目管理部门根据学校各单位的要求,分轻重缓急,进行集中招标采购(不含通过香港基金会的采购活动),招标采购物资或项目使用资金包含政府拨款、调入的国内使用的李先生捐款及学校自筹资金等。如遇特殊情况,可临时甲请。
6. 采购工作必须坚持公开、公正、公平、竞争、效益、质量的原则,实行招标或货比三家,择优订购。
7. 学校采购工作接受纪检、监察、审计部门监督,也接受社会教职员工的监督。任何单位和个人有权对采购中的违法行为进行检举和控告。对检举和控告有功人员,学校给予奖励。
8. 任何单位和个人不得将按规定必须进行招标的仪器设备和物资化整为零或者
以其他任何方式逃避招标。凡属应集中采购范围的物资设备,所需要数量较少的使用部门一般应采用转帐方式向有关物资部门领用,如使用部门自行购买,应在同等质量的情况下、价格比集中采购的低,经部门领导同意可以报销,如在同等质量情况下,价格比集申采购高的,财务处将不予报销。
9. 学校采购采用招标采购和非招标采购两种方式。招标采购分为公开招标采购和邀请招标采购;非招标采购分为竞争性谈判采购,询价采购和单一来源采购。
9.1 公开招标采购,是指以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式。
9.2 邀请招标采购,是指以投标邀请书的方式邀请三个以上特定的供应商招标采购方式。
9.3 竞争谈判采购,是指直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。
9.4 询价采购,是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式。
9.5 单一来源采购,是指采购不具备竞争条件的物资(如专利产品)时,采取的采购方式。
10. 符合下列条件之一的采购应当进行招标。
10.1 合同价值5万元以上(含5万元)的物资;
10.2 合同价值5万元以上(含5万元)的租赁、修缮项目;
10.3 合同价值5万元以上(含5万元)的服务项目;
10.4 按规定应当集中采购的项目。
采购招标,应按采购主管部门的规定发布公告,并有至少三家符合投标资格的供应商参加投标。
11. 本办法第十条第一款规定金额以上项目,有下列情形之一者,经采购主管部门及监督部门同意,可采取邀请招标。
11.1 采购项目由于其复杂性和专业性,只能从有限范围内的供应商处获取的;
11.2 公开招标的成本过高,与采购项目的价值不相称的邀请招标应向三家以上的供应商发出邀请书,并至少有三家供应商参加投标。
12. 有下列情形之一者,经采购主管部门及监督部门同意可以采取竞争性谈判采购方式。
12.1 招标后,没有供应商参加投标或者达不到三家以上的供应商投标或没有合格标的;
12.2 出现不可预见的急需采购,而无法按招标方式得到的;
12.3 招标文件需要准备较长时间才能完成的;
12.4 供应商准备招标文件需要较高费用的;
12.5 采购主管部门及监督部门认定的其他情形。
13. 达到限额标准(5万元)以上的单项或批量采购,属于标准规格且价格弹性不太大的,经采购主管部门及监督部门同意,可以采用单一来源采购方式。
14. 有下列情形之一者,经采购主管部门及监督部门的同意,可以采用单一来源采购方式:
14.1 只能从特定供应商处采购,或供应商拥有专利权,且无其他合适代替的;
14.2 原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充,必须向原供应商采购的;
14.3 预先声明需对原有采购进行后继扩充的;
14.4 采购主管部门及监督部门认定的其他情形。
15. 有下列情形之一者,经采购主管部门及监督部门审核并报学校主管领导同意,可以不实行招标:
15.1 涉及国家安全和秘密的;
15.2 因自然灾害等不可抗拒因素,需紧急采购的
15.3 经公告或邀请无三家以上符合投标资格的供应商参加投标,或者供应商未对招标文件作出实质性响应而导致招标无法进行的
15.4 本办法规定以外的或法律、法规另有规定的其他情况。
16. 合同金额在 2万元以上(含 2万元),5万元以下采购项目,经采购主管部门同意,可以由物资或项目主管部门自行邀请三家以上供应商进行竞争谈判采购,竞争谈判采购由物资或项目主管部门、财务处、监察室、审计室的负责人以及技术人员或使用部门负责人参加,一般以投票的方式确定供应商。招标结束后5日内招标部门将竞争谈判采购的情况书面上报学校监察室、财务处。
17. 单件5千元以上(含5千元)的固定资产,批量1万元以上(含1万元)2万元以下的采购物资,由物资或项目主管部门会同审计室和使用部门的技术人员一起进行市场调查,采取 "货比三家",选优择价,集体讨论决定的方式采购。 购买
一般小件或低值易耗品及 1万元以下的简易修缮项目,合计金额2千元以内的,由物资或项目管理部门审查报处长批准后由科长安排采购,采购人员在采购物资时,要 "货比三家",选优择价,科长要加强对所购物资价格和质量的监督检查,采购主管部门要把好价格关,监督部门要进行不定
期的价格检查;单件5百元以上(含5百元),5千元以下的固定资产和批量l万元以下的物资,由物资或项目主管部门审查报处长批准后会同使用部门一起采购。
18. 采购供应商应具备下列条件:
18.1 具有法人资格或者有独立承担民事责任的能力;
18.2 遵守国家法律、法规,具有良好的信誉;
18.3 具有履行合同的能力和良好的履行合同的记录;
18.4 良好的财务状况。
19. 采购招标、投标的程序:
19.1 采用公开招标方式的,物资或项目管理主管部门应通过报刊、信息网络或者其他媒体发布招标公告。招标公告应包括以下内容:
19.1.1 招标项目的名称、用途、数量和交货日期;
19.1.2 对投标商的资格要求;
19.1.3 招标文件发放的办法和时间;
19.1.4 投标截止时间和地点;
19.1.5 开标地点和时间;
19.1.6 评标办法;
19.1.7 采购主管部门规定的其他内容·
邀请招标的,物资或项目主管部门应在投标截止日10天以前发出投标邀请书。邀请书内容参照公告规定。
19.2 物资或项目主管部门应编制招标文件。招标文件应包括以下主要内容:
19.2.1 投标人须知;
19.2.2 提交投标文件的方式、地点和截止时间;
19.2.3 开标、评标、定标的日期和评标方法;,
19.2.4 标的名称、数量、技术参数、报价方式和要求;
19.2.5 投标人的有关资格和资信证明文件;
19.2.6 投标保证金的数额(合同金额达到 50万元以上的,投标人要交投标金额2%的保证金);
19.2.7 交货、竣工或者提供服务的时间和地点;
19.2.8 采购合同的条款及格式;
19.2.9 采购主管部门规定的其他应当说明的事项。
19.3 招标文件定稿后,物资或项目主管部门要将招标文件报学校采购主管部门确认和备案。采购主管部门收到招标文件后 3日内(工休日除外)如无异议,物资或项目主管部门方可刊登招标通告或发出投标邀请函。
未经采购主管部门确认的招标文件无效。
19.4 招标文件不得邀请或标明特定的供应商以及含有倾向或者排斥潜在招标人的其他内容。
19.5 开标前,招标人和有关工作人员不得向他人透露招标文件的潜在投标人的名称、人数以及与招标有头的其他情况。
19.6 招标项目设有标底的,标底的知情人负有保密的责任。
19.7 招标人对已发出的招标文件要进行必要的修改、补充或者更正时,应在投标截止时间5天前以书面形式通知所有招标文件收受人。修改、补充和更正的内容为招标文件的组成部分。
招标人需要延长投标截止时间和开标时间,应将此变更通知所有招标文件收受人。
19.8 投标人要按照招标文件的要求编制投标文件。投标人要在投标截止时间前将密封的投标文件送达投标地点。招标人收到投标文件后,要签收保存,不得开启。
19.9 投标人在投标截止时间前,对所递交的投标文件可以补充、修改或者撒回,但要书面通知招标人。投标人补充、修改的内容为投标文件的组成部分。
19.10 开标应当在招标通告或投标邀请函确定的时间和地点公开进行。开标由招标主持人主持,在纪检、监察部门的监督下进行。招标人、所有投标人(必要时)、评标小组成员和采购主管部门、物资或项目主管部门、使用部门等的代表参加开标会。
19.11 建立招标及采购"评委委员会",评委由校领导、财务处、总务处、科研设 备处、基建处、教务处、图书馆、学生处、体育部、纪检、监察、审计室负责人及有关技术专家组成。每次招标都要从中抽出5人以上(单数)作为评存小组,同一单位不能有2个评委参加评标小组。每次招标都由纪检、监察部门指派一人担任招标监督公证人,监督证人不能参加评标表决。与投标人有利害关系的人员不得进入评标小组。评标小组成员要严格遵守评标规则,依法、公正地履行职责。
19.12 评标的方法可根据招标的具体情况采取以下方法:
19.12.1 打分法;
19.12.2 最低投标报价法;
19.12.3 最低评标价法。
19.13 评标时,评标小组可以要求投标人就投标文件作出澄清,投标人不得变更投标文件中的实质事项。禁止招标人与投标人就投标文件协商谈判。
19.14 评标小组应当依据招标文件的要求对投标文件进行评审和比较,在满足招标文件的要求情况下,以低于标底的最低投标者中标。最低投标者为二人以上的,抽签决定中标者。
技术上有特殊的采购项目,经采购主管部门同意,除考虑投标价外,可以综合考虑其品牌、性能和投标人的信誉、售后服务质量、经营业绩等情况,用投票方式确定中标者。
中标结果由招标监督公证人向所有投标人当场宣布,不作任何解释,投标人没有参加评标会议,则接(十六)执行。
评标过程应当作记录,详细记载评标的真实情况,并由记录入、评标小组全体成员和监督公证人签名,投标结果方有效。
19.15 公开招标和邀请招标需有2人以上的有效投标才能成立。
19.16 中标人确定后,由招标人向中标人发出中标通知书,同时将中标结果通知所有未申标的投标人,并退回未中标投标人所提交的投标保证金。
中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。
20. 采购合同
20.1 招标活动结束后,招标人与中标人应按《中标通知书》指定的时间、地点,按照招标文件和中标人的投标文件签订采购合同。所签的合同不得对招标文件和
中标人的投标文件作实质性修改。采购合同签订后,要将合同抄送学校财务处、监察室和审计室。
20.2 采购合同签订后,由学校财务处按照合同和财务的有关制度统一支付货款。财务处发现所签订合同有对招标文件和中标人的投标文件作过实质性修改时,可以拒付货款,并报告校领导和有关部门。
20.3 中标供应商应在采购合同签订后5日内向我校财务处提交合同金额 5-10%的履约保证金。中标供应商也可以将投标保证金转达为履约保证金,不足部分中标供应商再行补足。该项采购业务结束后一周内,财务处应当退回中标供应商的履约保证金。
20.4 采购合同签订后,当事人必须全面履行合同规定的义务,任何一方不得擅自变更或者解除合同。如因某些特殊情况需要终止合同时,物资或项目主管部门应当将终止合同理由以及所采取的相应措施及时书面报告采购主管部门和分管校领导,并由他们签署意见。
20.5 在履行采购合同的过程中,物资或项目主管部门如需另行采购与合同标的相同的物资或者项目,经采购主管部门同意,可以在不变更合同其他条款的前提下,与供应商协商签订补充的采购合同,但补充合同不得提高原合同的单价。
20.6 供应商如有违反采购合同的行为,物资或项目主管部门应当将有关供应商违约的情况以及采取的措施及时书面报告采购主管部门和分管校领导。
21. 采购的监督检查
21.1 学校的采购监督小组,负责监督检查的内容是:
21.1.1 采购工作是否经批准和按采购计划进行;
21.1.2 供应商是否符合第十七条所列的条件;
21.1.3 采购项目预算的执行情况;
21.1.4 采购的标准、采购方式和采购程序是否符合本规定和国家的有关规定;
21.1.5 5、采购合同的履行情况;
21.1.6 其他应当监督检查的内容。
被监督检查的单位和个人应当向采购监督小组如实提供有关材料。
采购监督小组受理有关采购的投诉,并进行必要的调查。发现有违反采购管理规定的问题及时纠正;发现有违纪违法的依照有关规定送有关机关处理。
21.2 负责招标的部门要在招标活动结束后 5日内就评标小组的组成、招投标过程、评标结果等有关情况书面报监察室、财务处、审计室备案。
21.3 审计室每年要对学校采购项目进行审计,并将审计结果报主管校领导及抄送监察室,并经主管校领导同意后,在一定范围内公布学校当年采购情况。
22. 责任及其追究
22.1 采购人有下列情形之一的,采购无效,由采购主管部门责令改正,并给予警告;对直接负责的主管人员和其他直接责任人,由学校给予行政处分。
22.1.1 应当招标采购而未招标的;
22.1.2 擅自提高采购标准的;
22.1.3 与中介机构或者与供应商违规串通的;
22.1.4 定标前泄露标底的;
22.1.5 中标通知发出后,无正当理由不与中标人签订采购合同的;
22.1.6 其他违反国家采购规定的情况。
22.2 任何单位和个人,不得以任何理由,未经采购主管部门和有关领导审批就擅自采购或签订合同。由此造成的经济损失,学校将追究使用单位和个人的经济责任,情节较严重的,给予相应的行政处分。
22.3 物资或项目主管部门要尊重并听取使用单位的意见。如未经协商,而擅自改变购置计划而造成损失的,责任由物资主管部门承担。
22.4 使用单位不得无理强行干涉物资或项目主管部门的操作,更不能事先与厂商签好协议后,强行要求物资或项目主管部门执行。物资或项目主管部门可拒绝执行,并报告主管领导和采购监督小组。
22.5 (五)采购员(包括各院、系、室临时外派的采购人员)在采购活动中,必须维护学校利益,严格遵守采购程序,遵守财经纪律;负责跟踪和汇报物资或项目到位情况;负责处理好所采购物资或项目不符合合同要求或其它的质量问题。否则,学校将追究采购人员及有关人员的责任。
22.6 对新采购物资或项目出现质量等问题,从验收之日起超过一个月仍未作出处理的,将追究主管部门领导的责任。
22.7 所购大型、精密、贵重、稀有物资到位 3个月以上,修缮、装修项目验收后,未能为教学、科研、行政、后勤工作所用的(质量问题除外),物资和项目主管部门必须追究原因。对造成严重经济损失的,学校追究使用部门的领导责任。
22.8 在采购(含图书、教材、药品、学生运动服装、学生床上用品的采购)工作中,任何人不得以任何理由收受回扣、优惠 折让、手续费、劳务费等归个人或部门所有。任何形式的回扣、优惠、折让、手续费,劳务费一律如数在报销时或报销前上交学校财务处,列入学校的收入,不准归个人和部门所有。
上述各款所列行为构成犯罪的,移送司法部门处理。
23. 其它
23.1 本办法未尽事宜按学校的有关规定执行;
23.2 本办法由监察室负责解释;
23.3 本办法从下发之日起执行。此前学校制定的有关采购制度与本办法有冲突的,以本办法为准。本办法如与上级机关的规定有矛盾,以上级机关的规定为准。
汕 头 大 学
二○○一年五月二十一日