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规章制度
档案归档、借阅、库房管理、保密、鉴定与销毁制度
档案归档制度
凡属学校基建各项工作和建设活动中形成各种材料(图纸、图表、文字资料、录像、缩微胶卷和计算机、磁带等)各种门类载体的档案都由档案资料室统一管理。
1 归档范围
1.1 党政工团档案
1.2 基建工程档案
1.3 基建声像荣誉档案
2 归档要求
2.1 基建管理工作中形成的文字材料,由我科专(兼)职档案员负责收集、积累整理归档。
2.2 必须准确地反映学校基建筹划和工程管理等各项活动的真实内容和历史过程。
2.3 必须层次分明、符合其形成规律。
2.4 必须符合文件格式及书写标准,禁用圆珠笔、铅笔起草和批改。
3 归档时间
3.1 新建工程、改造改建工程及装修工程等项目,在任务完成或竣工后三个月内,要将应归档的文字材料组成保管人员经项目负责人审定后,移交档案资料室。由档案员按规定组卷汇总后,上交学校档案室和上级档案馆。
3.2 各项管理工作中形成的文件,应在第二年三月前将应归档的文件移交档案资料室归档。
3.3 学校的重大会议和活动的文件及各类有关基建材料应在处内传阅后三天由专人移交档案资料室整理归档。
3.4 声像文件材料应在各项活动后,将正片和负片整理好随时归档。工程声像材料竣工后整理好交档案室。
4 归档份数
4.1 党政工团文件材料一般归档一式二份(连同愿稿)
4.2 基建档案(包括学校教师集资楼、综合楼、办公楼、宿舍等工程)在工程竣工后,交一份档案由档案资料室存档,另一份档案由学校档案存档。
5 移交手续
5.1 移交文件材料或档案要办理移交手续,移交材料清单一式二份双方签字后各保存一份存查。

档案借阅制度
1. 本部门员工借阅档案材料,须经部门领导批准,按规定办理登记手续,方可借阅。
2. 外单位人员查阅档案材料,需凭介绍信或证明并经本部门领导批准,方可借阅。
3. 原始档案原则上不得外借,仅限室内查阅。如确需借出,须经本部门领导同意,并办理有关手续,借阅期不得超过七天。归还时须严格验收,如发现遗失、损坏,要及时报告和处理。
4. 查阅档案材料,不得在原件上添划、涂改或拆散、折叠损坏档案,违者严肃处理并视情况追究赔偿。
5. 借阅档案人员调职、批准出国、离退休前,必须将借阅的档案如数归还档案室。
6. 未经办公室领导批准,不得复制、复印档案材料。

档案库房管理制度
1. 档案资料室房门窗坚固,并设有防盗、防火设施。
2. 室内严禁吸烟和堆放杂物。
3. 室内须配置湿度计和温度计,对温、湿度情况要定时测量,及时记录。并经常保持温度为14~20度,相对湿度为50~60度的范围内。
4. 档案柜、箱须放置防虫剂。
5. 室内须保持清洁卫生,并配有遮阳设施。
6. 非档案工作人员,不得进入档案库房。

档案保密制度
1. 严格遵守党和国家有关保密工作的法律、法规、制度。
2. 严格按照档案文件密级划分范围,对不同密级的档案采取相应的保密保管措施。
3. 查阅档案资料,未经领导批准,不得带离综合档案室。
4. 发现泄密现象,应及时报告,并采取相应措施补救。
5. 非档案工作人员,不得进入档案库房。

档案的鉴定与销毁制度
为了对超过保管期限的档案文件材料进行鉴定和销毁,使有价值的档案更好地保存,以达到既精确又完整地维护学校建设历史的真实面貌,特制定本制度。
1. 鉴定的组织形式
基建档案鉴定工作由学校档案鉴定小组负责审定后实施。
2. 鉴定的方法
对档案材料逐件、逐张进行审查鉴定后,决定档案文件材料的保管期限升、降或销毁,以及文件的密级降级或解密等。
3. 鉴定的依据
参照国家档案部门颁发的“基建档案”保管期限表,以及学校各类文件档案保管期限的有关规定执行。凡介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
4. 档案的销毁
鉴定工作结束后,应将档案的鉴定内容、数量变化以及必要的情况如实记录,以备存查。拟销毁的档案材料,由档案管理员提出有关档案销毁报告清单,经鉴定小组审核批准后交档案资料室登记造册,方可销毁。档案销毁清册保管期限为十五年。